Porządkowanie

 

Porządkowanie dokumentacji polega na rzeczowym podziale w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt danej jednostki organizacyjnej. W przypadku gdy jednostka nie posiada wspomnianego wykazu akt, a gromadzenie dokumentacji odbywało się w sposób nieuporządkowany, w celu uporządkowania dokumentacji stosuje się przykładowy wykaz akt typowych (Dz.U. Nr 167).

W praktyce porządkowanie dokumentacji polega na ułożeniu wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy chronologicznie, począwszy od pisma wszczynającego sprawę. Strony w teczce powinny być ponumerowane. Teczka powinna być opatrzona opisem zawierającym:

  • Nazwę jednostki i nazwę komórki organizacyjnej tworzącej dokumentację
  • Znak akt zgodny z obowiązującą w danej jednostce symboliką stosowaną w obiegu dokumentacji
  • Hasło klasyfikacyjne z wykazu akt stanowiące tytuł teczki
  • Roczne daty krańcowe
  • Symbol kwalifikacyjny akt (kategoria A lub B)
  • Liczba stron w teczce

Teczki gromadzi się w pudłach archiwizacyjnych nadając dokumentacji układ zgodny ze strukturą organizacyjną jednostki. Na pudłach umieszcza się opis zawierający:

Wariant I:

  • nazwę jednostki organizacyjnej
  • hasło klasyfikacyjne z wykazu akt
  • daty skrajne
  • symbol kwalifikacyjny akt
  • liczbę tomów (liczba teczek w pudle)

Wariant II: 

  • nazwę jednostki organizacyjnej
  • sygnaturę archiwalną czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego wraz z numerami pozycji w spisie
  • symbol kwalifikacji akt
Joomla templates by a4joomla